![]() |
![]() |
![]() |
||
![]() |
![]() |
|||
![]() Neu für Dich auf geniesserinnen.deHeidi und Leni Klum präsentieren die Intimissimi Frühjahrskollektion Ein Hotel für alle Generationen Fünf coole Wanderreisen für einen heißen Sommer Natürlicher Schutz für den Sommer Fruchtig, prickelnd und erfrischend: Carribean Mango und Ruby Paradise Fruchtig, prickelnd und erfrischend: Jacky Berry und Berry Optimistic Fruchtig, prickelnd und erfrischend: Apple Garden und Orange Hour
|
Folgt geniesserinnen.de auf Instagram! 15.09.2022 So klappt die Arbeitsübergabe an die KolleginSieben Tipps von Anton BollenVon einer gut organisierten Urlaubsübergabe profitieren alle Seiten: Du selbst, Dein Unternehmen und Deine Kunden. Du kannst Deinen Urlaub genießen, weil Du deine Aufgaben in guten Händen weißt und nicht von beruflichen Anrufen, E-Mails oder Messenger-Nachrichten mit Fragen gestört wirst. Deine Kunden bemerken idealerweise gar nicht, dass Du fehlst, und sind zufrieden mit der reibungslosen Übergabe und dem Service Deines Unternehmens. Zu guter Letzt kehrst Du nach Deinem Urlaub an einen geordneten Arbeitsplatz zurück, ohne dass Deadlines verpasst wurden oder Projekte ins Stocken geraten sind. Wie also vorgehen, damit es genau so klappt?
Steter Tropfen höhlt den Stein: Arbeitsprozesse dokumentieren und sauber ablegenIm täglichen Doing empfiehlt es sich, wiederkehrende Arbeitsabläufe stets sorgfältig zu dokumentieren. Ein gutes Ablagesystem ist dabei das A und O, damit sämtliche Dateien und Informationen im Bedarfsfall schnell zu finden sind. Wer hier bereits im Vorfeld sauber und gewissenhaft arbeitet, spart sich und seinen Kolleg:innen in akuten Fällen, wie bei Urlaubsübergaben, viel Zeit und schont die Nerven. Auch langfristig tragen Sie damit zu einem effizienteren Wissensaustausch innerhalb Ihres Unternehmens bei.
Genügend Zeit einplanen: Vorbereitung der ÜbergabeAm letzten Arbeitstag dem oder der Kolleg:in schnell eine Aufgabenliste in die Hand drücken und dann ab nach Hause und Koffer packen? Damit sind Chaos und Frust vorprogrammiert. Planen Sie in jedem Fall genügend Zeit für eine Übergabe ein – wie viel genau, hängt natürlich von mehreren Faktoren ab, wie zum Beispiel von der Dauer Ihrer Abwesenheit und von der Frage, wie viele Projekte und Aufgaben während dieser Zeit insgesamt anstehen. Stellen Sie sich auch die Frage, wie vertraut Ihre Vertretung bereits mit Ihrem Aufgabenbereich ist und berücksichtigen Sie das in Ihrer Planung.
Aufgaben verschriftlichen: Übergabeprotokoll erstellenBereiten Sie sich auf den eigentlichen Übergabetermin vor, indem Sie ein schriftliches Übergabeprotokoll anlegen. Darin halten Sie alle wichtigen Punkte fest: Anstehende Aufgaben während ihrer Abwesenheit inklusive Deadlines, wichtige Ansprechpartner, Kontakte und Termine sowie Verlinkungen und Zugänge zu Dokumenten und Manuals. Eine Checkliste mit allen Punkten, die in einem gründlichen Übergabeprotokoll nicht fehlen dürfen, finden Sie zum Beispiel hier.
Visuelle Helfer: Screenshots und BildschirmvideosEin Bild sagt mehr als tausend Worte: Je nach Aufgabe kann es sinnvoll sein, sich umständliche Beschreibungstexte zu sparen und stattdessen – oder ergänzend – erklärende Screenshots oder kurze Bildschirmvideos einzusetzen, die die jeweiligen Arbeitsabläufe veranschaulichen und damit Ihren Kolleg:innen die Arbeit erleichtern.
Direkter Austausch: Persönliche Übergabe einplanenEgal, ob Sie vor Ort im Büro oder remote arbeiten: Organisieren Sie in jedem Fall einen persönlichen Übergabetermin mit Ihrer Vertretung. Im persönlichen Gespräch oder auch im Videocall lassen sich Aufgaben in der Regel besser und verständlicher weitergeben als ausschließlich in Form von digitalen Arbeitsanweisungen und Dokumenten. Je nach Bedarf planen Sie hier besser mehrere kurze Termine ein als eine lange Übergabe, bei der zum Schluss die Konzentration leidet und wichtige Details vergessen werden. Übergeben Sie Ihre Arbeit lieber häppchenweise, wenn sie komplex ist, damit genug Zeit für Fragen bleibt. Im Grunde ähnelt eine Urlaubsübergabe dem Onboarding von neuen Mitarbeiter:innen und sollte ebenso sorgfältig vonstattengehen.
Frühzeitige Kommunikation: Kunden und Partner informierenBei laufenden Projekten gilt: Alle involvierten Parteien – Kunden, Partner, Kolleg:innen – sollten Sie rechtzeitig über Ihren Urlaub informieren und angeben, wer Sie während dieser Zeit vertritt. Das ist nicht nur als „netter Service“ für die Planung aller Beteiligten zu sehen, sondern vermeidet tatsächlich unangenehme Überraschungen, Verwirrung oder gar Verärgerung auf Kundenseite.
Automatische Antwort: Abwesenheitsnotiz für E-Mails und Telefonumleitung einrichtenAuch mit dem Schreiben Ihrer Abwesenheitsnotiz sollten Sie nicht bis zum letzten Arbeitstag warten. Erstellen Sie idealerweise schon einige Tage vorher einen Entwurf und stellen Sie sicher, dass darin die genaue Dauer Ihrer Abwesenheit und die vertretenden Ansprechpartner:innen korrekt genannt werden. Fehler in einer Abwesenheitsnotiz machen in der Regel keinen guten Eindruck, also unbedingt Korrektur lesen! Achten Sie außerdem darauf, dass Ihre Abwesenheitsnotiz pünktlich aktiviert wird. Und auch, wenn ein Großteil unserer heutigen Kommunikation per E-Mail stattfindet: Vergewissern Sie sich, dass Ihr Telefon im Büro während Ihrer Abwesenheit nicht ins Leere klingelt. Leiten Sie Ihre Telefonnummer auf Ihre Vertretung oder auf die Zentrale um und geben Sie dort über Ihre Abwesenheit Bescheid.“
Anton Bollen ist Experte für Wissensmanagement und videogestützte Weiterbildung bei TechSmith. Dort entwickelt man benutzerfreundliche Software-Programme, mit denen Bildschirminhalte erfasst und visuelle Medieninhalte erstellt, bearbeitet und veröffentlicht werden können.
Text: Anton Bollem, TechSmith
|
|||
![]() |
![]() |
![]() |
![]() |
![]() |
Wir - mehr über uns Kontakt - Schreib uns! Sitemap - alles auf einem Blick Mediadaten Nutzungsbedingungen Datenschutzhinweis Impressum Instagram: @geniesserinnen.de Facebook: @geniesserinnen.de |
| europressmed | Frauenfinanzseite | gentleman today | genussmaenner.de | go for baby | instock.de - der börsendienst | marketingmensch | fotomensch berlin | Unter der Lupe ![]() |